#3: "Ma Sát" trong vận hành doanh nghiệp

Ma sát (Friction) là gì ? Làm sao để tìm ra và phân biệt được nó ?

Oct 30, 2024

Trong vận hành doanh nghiệp, nhất là 1 doanh nghiệp start up, có 1 điều mình luôn luôn cố gắng để ý và tìm ra. Đó là các ma sát (Friction).

Tưởng tưởng doanh nghiệp của bạn là một cỗ máy, với mọi bộ phận phòng ban con người là các bánh răng. Nếu giữa các bánh răng có ma sát quá cao, chúng sẽ nhanh mòn. Cả cỗ máy sẽ hoạt động kém hiệu quả. Ngược lại, nếu mọi cấu thành đều trơn tru, vận hành thật nhuần nhuyễn với nhau, cỗ máy đó sẽ có thể tiến vô cùng xa và bền bỉ.

Trong doanh nghiệp, ma sát có thể tồn tại ở khắp mọi nơi, mọi hình dạng. Ví dụ tại doanh nghiệp của mình, một Design Agency, ma sát có thể tồn tại dưới dạng:

Team leader phân bổ công việc không đồng đều, dẫn đến một số nhân sự thì quá tải, một số lại ít việc, làm giảm hiệu suất và chất lượng sản phẩm
Thiếu quy trình rõ ràng, quy trình chưa được chuẩn hóa. Mỗi khi ai đó làm đến việc gì là lại phải “reinvent the wheel”, khiến cho tốn rất nhiều nguồn lực
Các phần mềm nội bộ không được kết nối với nhau đúng cách, nhân sự phải làm quá nhiều manual work để thao tác giữa các phần mềm
…. Và vô và ma sát lớn nhỏ

Với 1 doanh nghiệp start up, tin xấu là có đến cả nghìn, cả chục nghìn hay cả trăm nghìn điểm ma sát như vậy. Tin tốt, đó là số lượng ma sát là hữu hạn, chỉ cần bạn cố gắng giải quyết từng chút một, từng bước quán chiếu quan sát bộ máy vận hành, từng bước chuẩn hóa các quy trình, từng bước áp dụng các công cụ/công nghệ để giảm thiểu những thao tác bằng tay (manual). Một ngày bạn nhìn lại, bạn sẽ chợt nhận ra doanh nghiệp mình đã vận hành trơn chu hơn rất nhiều. Dự án trước đây mất 2 tháng để làm, nay chỉ còn 1 tháng. Công việc trước đây cần involve rất nhiều người, giờ đã có thể trơn chu vận hành với chỉ 1 người,…

Internal Friction vs External Friction

Vậy, phân loại ma sát như nào ? Có 2 loại ma sát:

Ma sát nội bộ (Internal Friction)

Ma sát nội bộ là những thách thức bên trong doanh nghiệp phải đối diện. Những ma sát này làm giảm tốc độ vận hành, giảm năng suất và có thể dẫn tới nhân sự trở nên bất mãn. Chúng thường rơi vào 3 nhóm chính: Quy trình không hiệu quả, giao tiếp không rõ ràng và phân bổ nguồn lực (tài nguyên/con người) không hợp lý.

Ma sát ngoại bộ?/bên ngoài (External Friction)

Ma sát bên ngoài, là những ma sát giữa doanh nghiệp hoặc các nhân sự trong doanh nghiệp với khách hàng/đối tác. Chúng thường có thể làm khách hàng bất mãn, giảm doanh số hay tệ hơn nữa là ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp. Ví dụ 1 số ma sát bên ngoài có thể kể đến như: quy trình bán hàng (sale) không tốt, quy trình chăm sóc khách hàng chưa rõ ràng, hoặc Website khó để người dùng tương tác/tìm kiếm thông tin

Bad Friction vs Good Friction

Tuy nhiên, không phải ma sát nào cũng là xấu. Có những ma sát là cần thiết cho doanh nghiệp của bạn, đôi khi nhanh quá cũng không phải là tốt :D

Ví dụ về ma sát tốt (Good Friction) tại Agency của mình (CDA):

Trong 1 dự án nhận diện thương hiệu (Branding), đặc biệt là giai đoạn làm Concept. Khi điều kiện cho phép, bọn mình sẽ luôn cố gắng kéo dài thời gian làm việc ra hoặc thêm các yếu tố cần suy nghĩ cân nhắc vào để dự án chỉn chu hơn. Bọn mình tin rằng “Good thing take time - Những điều tốt đẹp đều cần thời gian”, đôi khi chậm đi lại là điều cần thiết để sản phẩm tốt hơn.

Một ví dụ khác, đó là chủ động tạo ra các “good friction” để tránh “bad friction”. Khi làm việc với khách hàng, bọn mình chủ động tạo ra 1 quy trình làm việc, meeting và feedback hàng tuần khá “rườm rà” thay vì kiểu “truyền thống” (Nhận brief và thực hiện thiết kế, 1 vài tháng sau gửi lại toàn bộ các thành phẩm cho khách, client sẽ có 1-2 cơ hội chỉnh sửa). Tại CDA, mỗi tuần đều có vòng show-case và feedback, để nếu có thay đổi gì, bọn mình cùng khách hàng sẽ thống nhất được từ những phần nền móng đó để đi tiếp trong những round tiếp theo.

Vậy làm sao để biết khi nào nên loại bỏ hay thêm vào các “Friction”, chúng ta sẽ cùng bàn trong bài viết tiếp theo nhé

Gấu Ghi Chép

Discussion about this post